平顶山市公共资源交易中心

机要文件管理制度

为进一步加强我中心机要文件管理，防止文件丢失和失泄密事件发生，依据有关规定，特制定本制度。

一、机要文件收发登记制度

（一）中心所有机要文件的领取、签收、登记、分发、回收、归档、销毁工作，由综合科统一负责。机要文件的呈批、传阅工作由综合科统一负责。

（二）对收到的机要件，要注意检查邮封是否破损，逐件核对封内文件。

（三）严格收发登记手续。收文登记要注明来文单位、发文字号编号、标题、密级、份数、收文时间；发文登记要注明发文字号、编号、发文时间；严格履行登记手续，杜绝漏签现象。

（四）每月对机要文件及时进行核查。

二、机要文件办理流程及要求

（一）签收。签收机要文件时应认真核对机要编号，启封后按发文通知单逐件清点，重要文件逐页清点，若发现问题，及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

（二）登记。文件签收后，分类在收文登记簿和发文登记薄上登记，并进行电子登记备份，注明来文单位、发往单位、发文字号、文件标题、密级、缓急时限、份数、份号、收发时间等。

（三）呈批。在接收到机要文件后应及时由综合科附上文件处理笺，呈中心领导批阅。

（四）传阅。综合科对领取的文件进行分类传阅。

（五）回收。每月底须及时对传阅完毕后的机要文件回收，核对入柜，以备存档。

（六）归档。机要文件的归档要齐全，分类要准确，并于每月底前完成。

（七）销毁。机要文件的销毁要严格登记手续，注明所销文件的发文字号、份数及销毁时间。

三、机要文件传阅制度

（一）所有机要文件由机要员领取后，综合科附签进行传阅，一般按领导职务高低、分工下传，杜绝横传、漏传和自行扩大范围现象。

（二）文件传阅要迅速、及时。急件随到随办，一办到底。一般件在一周内处理完毕。

（三）文件传阅过程中，若主要领导有批示意见，应认真登记并及时按批示意见办理。需要反馈结果的文件，应及时催办和反馈，并在文件上注明。

（四）严禁文件在机要室外过午、过夜。机要员必须把文件亲自交到领导手中，领导不在时，不得擅自放在领导办公室。

（五）机要文件传阅，坚持全流程管理，实行传阅环节签字，请传阅领导在机要文件处理笺上签字，随时掌握传阅进程，控制文件下落。要掌握传阅时间并及时查看、询问、提醒领导阅文。

（六）文件传阅、办理完毕后，机要员要认真清点，分类存入保险柜，以备归档和使用。

四、机要文件阅文管理制度

（一）阅读机要文件，须经中心综合科科长批准。

（二）阅读机要文件，一般应在综合科或机要室。

（三）阅文者要自觉爱护文件，不得随意乱划、抽页，阅前当面清点，阅后要经机要人员点收并入柜。

（四）阅文者要严格遵守保密纪律，不该看的机要文件绝对不看，不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说，不在非保密本上记录机密内容，确保党和国家机密安全。

五、机要文件借阅制度

（一）中心人员确需借阅文件的须经综合科科长批准，并严格履行登记手续，认真填写文件借阅登记簿。

（二）查阅绝密级文件，须经中心主要领导批准，并在综合科或机要室阅文室内阅读，不得将文件带出综合科或机要室。

（三）借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，不得私自复印、翻印或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划。凡造成文件损坏、丢失者，按有关规定严肃处理。

（四）借阅文件一般当天借当天还，最长不超过2天。归还借阅文件时要在《文件借阅登记薄》上注明借阅手续，注明归还日期。

六、机要文件销毁制度

（一）销毁机要文件，机要员应逐份清点，严格履行签字手续。

（二）如有文件丢失，要及时报告分管领导，严格按照《保密法》规定进行处理。

（三）文件销毁前要严格清点、登记，经有关领导批准后，实行两人监销，定点销毁，任何科室和个人不得自行销毁。