平顶山市公共资源交易中心业务档案管理制度

发布时间: 2021-11-26 10:42:35 发稿人:本站编辑浏览量:

 平顶山市公共资源交易中心

业务档案管理制度

 

为加强中心业务档案管理工作,完整安全的保护保存业务档案,有效利用好公共资源交易过程中的业务档案资料,结合中心实际,制定本制度。

  一、业务档案分类及管理方式

(一)业务纸质档案设立档案室进行线下管理。(因中心已实现全部项目全流程电子化,不再产生新的业务纸质档案,所以业务纸质档案管理主要针对原有保存的业务纸质档案。)

(二)业务电子档案业务电子档案全部进行线上管理,相关业务科室负责对需存档的业务电子档案进行确认归档,见证服务科负责对存档的业务电子档案进行调取和查阅。

二、管理内容及要求

(一)各类需存档的资料按国家法律、法规的规定年限保管,到达保存年限的资料按规定处置。

(二)档案室管理。

1、档案室是保管档案的机要重地,档案库房非档案管理人员不得入内,档案室内禁止吸烟或存放易燃物。

   2、档案管理人员要加强档案室的日常管理,配置灭火器、防虫剂、干湿度计等设施,做到防盗、防水、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀,确保档案的完整与安全。

3、档案管理工作人员不得泄露档案资料的秘密。

三、档案查询及借阅规定

   (一)查询、借阅公共资源交易业务档案,应按照规定办理查阅申请手续后方可查阅(外单位人员须提交有效证明和有效身份证件)。      

  (二)阅档者必须严格按照查阅申请列表查阅,不得擅自查阅未经批准查阅的其他档案资料。档案管理工作人员不得向阅档者提供未经批准阅看的档案资料。

   (三)业务纸质档案原则上不得外借,确需外借的应由中心相关负责人同意批准。

(四)查阅业务纸质档案严禁对档案资料涂画和抽换。

(五)未经批准,不得抄录、翻印、复制有关档案资料。

(六)查阅、借阅档案的人员,要签订《保密告知书》,严格遵守保密制度。